Стратегія ефективності Міністерства цифрової трансформації України

Про проєкт

Міністерство цифрової трансформації України створює державу з підходом digital first. Завдяки їхнім рішенням мільйони українців користуються держпослугами в смартфоні, а Україна стала одним зі світових лідерів у сфері цифрового урядування. Сьогодні Мінцифра — це вже не просто про зручність, це про національну стійкість, впровадження ШІ, розвиток IT-індустрії та перемогу.

Коли інституція створює інноваційні продукти національного масштабу, комунікації мають працювати на тому ж рівні. У 2025 році Міністерство звернулося до U Agency із запитом провести комплексний аудит комунікаційної екосистеми та запропонувати рішення, що підвищать ефективність усіх комунікаційних команд Міністерства.

Цілі

Підвищити ефективність роботи комунікаційних команд через впровадження інструментів організації роботи, управління та взаємодії між командами.

Проаналізувати ефективність комунікацій Міністерства та напрямків відповідно до комунікаційної задачі проєкту.

Знайти системні барʼєри на шляху до ефективної роботи лідерів комунікацій Міністерства та комунікаційників напрямків.

Визначити практичні рішення для підвищення ефективності комунікаційних команд і посилення їхньої результативності.

Наш підхід

Бриф-сесія з лідерами комунікацій Мінцифри. Провели бриф-сесію з Михайлом Федоровим, Першим віцепрем’єр-міністром — міністром цифрової трансформації України, щоб зафіксувати стратегічні цілі та очікування. Після чого продовжили роботу з лідерами комунікацій Міністерства. Це дозволило визначити ключові цілі, головні виклики, барʼєри та практики, які вже дають результат.
Глибинні інтерв’ю. Провели серію інтерв’ю з комунікаційними лідерами 18 проєктів та напрямів Міністерства, щоб ідентифікувати потреби, запити, найкращі практики та бар’єри, що впливають на ефективність.
Оцінка за моделлю McKinsey 7S. Використали модель 7S для комплексного дослідження структури комунікацій Міністерства. Завдяки цьому побачили повну картину роботи системи, визначили точки зростання та вибудували логіку необхідних змін.
Аналітика ефективності комунікацій. Проаналізували ефективність комунікацій за 6 місяців за двома критеріями:

системна динаміка роботи з охопленнями;
середні показники охоплень комунікації кожного напряму.

Це допомогло визначити, які напрямки формують комунікацію Міністерства, які потребують підсилення, а які – повного перезапуску.

Наші рішення

Ідентифікували проєкти та напрями, яким потрібні оновлені стратегії та посилення комунікаційних команд.
Сформували пул рішень для усунення бар’єрів у кожному з блоків моделі 7S — стратегія, структура, системи, цінності, стиль управління, команда та навички.
Розробили практичні рекомендації, що підвищують якість взаємодії команд, покращують узгодженість комунікацій та підсилюють продуктивність.

Запропоновані рішення передали команді Мінцифри для реалізації.

Результати

На 60%

Скоротили час виконання рутинних задач через автоматизацію процесів, зокрема, через АІ-інструменти. Це зменшило операційне навантаження на команду, знизило ризик вигорання і вивільнило час для роботи з якістю і сенсами.

Понад 50%

Комунікаційників проєктів самостійно ініціюють, реалізують комунікації та беруть відповідальність за результат.

Розробили загальний уніфікований фрейм реакції та роботи з кризами. Команда працює точково з кожним проєктом над побудовою та розробкою антикризових сценаріїв кожного проєкту та напрямку, які згодом будуть підсилені АІ-рішеннями

Стандартизували базу знань для комунікаційників та перевели їх в АІ-площину. Тепер АІ-боти консультують комунікаційників команди Мінцифри щодо брифів, меседж-боксів, людей всередині команди, контактів медіа, TOV, проєктів тощо.

Оптимізували систему звітування і синхронізації команд. Прибрали дублювання процесів, звели все звітування до єдиного дашборду, і виключили непотрібні дзвінки, щоб розвантажити команду.

Оновили підхід до роботи над задачами. Запровадили уніфіковані брифи з єдиним вікном входу, флоу комунікації нових послуг в Дії та дашборди, щоб тримати фокус на цілях і пріоритетах.

Вирівняли екосистему комунікацій. Команди та проєкти інтегрувалися в єдину комунікаційну рамку та почали позиціювати себе як by Мінцифра.

Вибудували систему внутрішніх комунікацій. Slack – єдиний канал комунікації для команди, Notion – інструмент планування і трекінгу задач.

Запустили пілотну програму стажувань. У Мінцифрі реалізується партнерська програма лідерського стажування, яку доповнили лекціями з ефективних комунікацій у держсекторі.